lu.se

Steg för steg - så gör du

Övrig personalmobilitet

  1. Kontakta HT-Internationella kontoret och ange att du önskar genomföra ett personalutbyte.
  2. Kontakta det universitet, företag eller den organisation där du önskar jobbskugga eller göra ett studiebesök etc.
  3. Gå till on-line ansökan
  4. Klicka i ”STT – Staff training” och ”Apply”.
  5. Välj Academic year, och fyll sedan i ditt personnummer.
  6. Fyll noga i den blankett som heter ”Registration”. Det du fyller i här ligger till grund för de ansökningsblanketter som sedan genereras. ”Contact person” (under ”Your personal data”) avser din chef/prefekt vid din institution/avdelning på HT. Klicka ”Submit”.
  7. Det har nu skapats en ansökan i ditt namn. Ansökan har ett filnummer (tre bokstäver, tre siffror – t.ex. STT-123) och du kan med hjälp av detta och ditt personnummer gå in i databasen och ändra eller lägga till uppgifter senare. Använd i så fall länken ”I have already applied for the scholarship and want to see my file” på startsidan.
  8. Klicka på ”Open my file” längst ner på sidan.
  9. Nu kommer du till en vy där man kan se ditt namn och den/de ansökningar du gjort. För den aktuella ansökan finns nu tre formulär som kan öppnas. De heter ”Mobility Agreement”, ”Grant Agreement” och ”Mobility Costs”.
  10. Välj ”Print Erasmus+ Mobility Agreement”. Skriv ut detta dokument, skriv själv under, låt din chef/prefekt skriva under och skicka dokumentet till din kontaktperson vid det mottagande universitetet/enheten för underskrift och stämpel. Scannad kopia fungerar fint.
  11. Välj ”Print Erasmus+ Grant Agreement”. Skriv ut även detta dokument och skriv under själv.
  12. Välj ”Print Mobility Costs”. Fyll i tidpunkt för ditt planerade utbyte. OBS! Ange din institutions/avdelnings kostnadsställe och aktivitet. Hör med din avdelningsekonom om du är osäker på siffrorna. Din institution erhåller en Erasmusschablon från Externa relationer efter utbytet. Klicka ”Submit”, skriv ut och skriv under blanketten (som nu heter ”Statement of Costs”).
  13. OBS! Alla tre dokument ska skrivas ut, skrivas under, scannas och skickas till Carina.Holmberg_Pousette@er.lu.se, med kopia till international@ht.lu.se (HT- Internationella kontoret)!
  14. När du erhåller ditt ”Erasmus+ Grant Agreement” från Carina Holmberg Pousette med hennes underskrift är ditt personalutbyte formellt godkänt.
  15. När ditt utbyte är godkänt erhåller du ett mail från HT-Internationella kontoret med information om administrationen kring utbytet. En kopia av detta mail skickas till din avdelningsekonom. Denna/-e får också uppgift om den Erasmusschablon som din institution erhåller efter avslutat utbyte, en schablon som beräknas utefter det antal dagar du ska vara ute och din destination. Du uppmanas följa de riktlinjer som fakulteten fastställt. Alla kostnader som går utöver dessa riktlinjer (medföljande familjemedlemmar, avgifter för kurs- eller konferensavgifter, etc.) ersätts ej av fakulteten utan måste godkännas av din institution före avresa!
  16. Efter att din ansökan formellt är beviljad kan du gå vidare och boka resa och boende genom ViaEgencia.
  17. Trevlig resa!
  18. Från Carina Holmberg Pousette får du sedan en sista blankett, ett ”Certificate of Attendance”. Detta ska fyllas i och skrivas under av din kontaktperson vid det mottagande universitetet/enheten efter avslutat utbyte. Även detta dokument ska scannas och skickas till Carina.Holmberg_Pousette@er.lu.se med kopia till international@ht.lu.se.
  19. När du väl är hemma igen gör du som vanligt en reseräkning i Primula res och bifogar samtliga kvitton för ditt personalutbyte (läs mer under ”Ersättning”, i menyn till vänster).
  20. OBS! Du kommer till sist att erhålla ett mail från Erasmus Mobility Tool, med en länk till en rapportsida. Rapporten är obligatorisk att besvara – annars betalas inga Erasmusmedel ut! Du ombeds utvärdera ditt personalutbyte. Tänk på att din rapport kan vara till nytta för blivande utresande kollegor! Om datum för mobiliteten har ändrats eller har varit oklara från början kan denna rapport skickas ut före eller efter mobiliteten. Avvakta med att besvara den tills mobiliteten är avslutad.  

Stort tack för ditt tålamod!

Kontaktinformation

Internationell koordinator
Fanni Faegersten
+46462228773
fanni.faegerstenht.luse