Internationalisering för anställda – två delmålsprojekt

Lunds universitet drev under perioden 2019–2021 en rad projekt inom ramen för Handlingsplanen för internationalisering. En del av projekten knöt tydligt an till temat internationalisering för anställda.

Lunds universitet tog fram en handlingsplan för internationalisering under perioden 2019–2021. Det ställdes upp övergripande mål och för vart och ett av dem genomfördes en rad delmålsprojekt. Ett av de fyra övergripande målen var: ”Anställda ska ha god internationell erfarenhet och interkulturell kompetens”. Här intervjuas två projektansvariga som båda arbetade fram intressanta förslag vad gäller just internationalisering för anställda.

Hej Hege, vem är du och vad arbetar du med?
Jag är numera forskare i religionshistoria vid Centrum för teologi och religions­vetenskap (CTR), men när jag genomförde utredningen för Handlingsplanen för internationalisering arbetade jag som utbildningsledare vid Humanistiska och teologiska fakulteterna. 

Du var ansvarig för ett av delmålsprojekten inom ramen för LU:s Handlings­plan för internationalisering (2019–2021). Vilket delmål och varför är det så viktigt?
Jag ansvarade för delmål 4.7: Kurser i interkulturell kommunikation för anställda. Det var viktigt att genomföra utredningen då det inte finns ett tydligt utbud av fortbildning i interkulturell kommunikation för anställda och för att det saknas samlad information om de behov som finns av sådan fortbildning bland LU:s anställda. 

Hur gick du till väga i din kartläggning och undersökning?
Jag kartlade utbudet av fortbildning i interkulturell kommunikation genom kompetensportalen och i samråd med representanter för HR och universitetets pedagogiska enheter och diskuterade behovet av fortbildning med lednings­personal vid samtliga fakulteter vid LU. 

Vad var de viktigaste resultaten som du presenterade i delmålsrapporten?
Ett viktigt resultat är att fortbildning i interkulturell kommunikation bör organiseras så att den kan fungera som ett forum som samlar utländska och svenska medarbetare. Detta är centralt då interkulturalitet inte bör ses enbart som integrering av utländska medarbetare i den svenska universitetskulturen, men också som gemensamma reflektioner över universitetskulturens normer och konventioner.

Ett annat viktigt resultat är att interkulturell kommunikation bör integreras i fort­bildning som redan ges, och anpassas till de verksamhetsroller som fortbildningen riktar sig till. Exempel på detta är chefs- och ledarskapsutbildningar, handledar­utbildningar och utbildning inom området rekrytering. 

Vad tycker du själv att LU borde satsa mer på, inom detta område?
Att integrera reflektioner kring interkulturalitet och det svenska universitets­systemens normer och konventioner i redan existerande fortbildning medför ett betydligt mer systematiskt och enhetligt fokus på dessa frågor än vad som behövs för att skapa en ny isolerad kurs om interkulturalitet. Med den mångfald som finns bland personalen och studenterna vid Lunds universitet, är det rimligt att dessa frågor blir närvarande i den fortbildning som redan finns och alltmer utvecklas. 

Hej Ellen, vem är du och vad arbetar du med?
Jag är HR-specialist på sektionen HR och arbetar framförallt som sakkunnig inom diskrimineringslagen, jämställdhet- och lika villkorsfrågor. Utöver det så arbetar jag med att utveckla Lunds universitets process för utvecklingssamtal.

Du var ansvarig för ett av delmålsprojekten inom ramen för LU:s Handlings­plan för internationalisering (2019–2021). Vilket delmål och varför är det så viktigt?
Ja, det stämmer. Jag var ansvarig för delmål 4.8 som också var ett delprojekt inom ramen för HR Excellence första handlingsplan. Projektet handlade om att förbättra mottagandet av internationell personal och att ta fram en intro­duktions­­process för nyanställda vid Lunds universitet. Det är viktigt för att ett professionellt mot­tagande och introduktion gör att anställda trivs bättre på arbetsplatsen och därmed presterar bättre i sin yrkesroll och stannar längre hos en och samma arbetsgivare. Det är även positivt för Lunds universitets renommé att vi är en arbets­givare som tar emot våra internationella medarbetare väl.

Hur gick du till väga i din kartläggning och undersökning?
Den första tiden ägnades åt att forma min projektgrupp (Mia Hedin, HR-administratör; Therese Oppliger, tidigare personal­samordnare på MAXIV och Eva Westin, administrativ chef på institutionen för reglerteknik LTH samt Karin Fälth, HR-specialist) och föra samtal med olika för delprojektet relevanta grupper såsom forskarutbildnings­nätverket, Future Faculty vid medicinska fakulteten, HR-partners och HR-administratörer vid samhälls­vetenskapliga fakulteten och de fackliga organisationerna. Vi samlade även tre referens­grupper till projektet som bidragit med värdefull input och med olika perspektiv. Därefter inventerades befintligt material inom Lunds universitet och vi insåg att det fanns en hel del material men att det behövde utvecklas. Sedan pågick det stora arbetet att revidera och tydlig­göra mottagande- och introduktionsprocessen.

Vad var de viktigaste resultaten som du presenterade i delmålsrapporten?
Det allra viktigaste resultatet var mottagandeprocessen för internationell personal och arbetet med att tydliggöra processen. Detta eftersom efterfrågan på stöd uppfattades som stort från verksamheterna. Vi ägnade mycket tid åt att kartlägga processen, att göra den så detaljerad som möjligt och tydliggöra vem som gör vad i processen. Processen är dock kontinuerligt i behov av revidering och uppdatering då detta är ett område där exempelvis nya tolkningar av lagar och beslut sker ofta, vilket skapar behov för ändrade arbetssätt inom ramen för processen. Vi tog även fram en Welcome guide som riktar sig direkt till den internationella medarbetaren, ett material som efterfrågats både av verksamheterna och nya internationella medarbetare. Dessvärre är delar av informationen i Welcome guiden redan i behov av revidering, något som min kollega Karin Fälth kommer arbeta vidare med. Vi har även tagit fram två korta informationsfilmer som utgör en del av introduktionen av nya medarbetare. Filmerna avhandlar ämnena Beslutsvägar vid Lunds universitet och Ekonomi vid Lunds universitet, kort och lättillgänglig information för såväl nya som mindre nya medarbetare.

Vad tycker du själv att LU borde satsa mer på, inom detta område?
Jag tycker Lunds universitet bör undersöka möjligheten att inrätta en avdelning eller grupp på gemensamma förvaltningen, förslagsvis på sektionen Externa relationer, som arbetar med att samordna mottagandet av internationella med­arbetare, i likhet med den service vi tillhandahåller inkommande internationella studenter. Även om stödet till chefer och administratörer i våra verksamheter förbättrats genom leveranserna från delprojektet saknar många av våra inter­nationella medarbetare ett mer personligt mottagande, någon man kan ringa och fråga eller besöka på campus och ställa frågor till. Många uttryckte även ett behov av sociala sammanhang för just internationella medarbetare. Det är utmanande att flytta till ett nytt land och olika typer av sociala aktiviteter skulle förenkla etableringen vid en flytt och i förlängningen bidra till ökad trivsel bland inter­nationella medarbetare vid Lunds universitet.